UFC Que Choisir de Nancy et environs

1854 - Le fonctionnement de la préfecture

ARRÊTONS:

ARTICLE PREMIER.

Ouverture des bureaux. - Durée des séances.

1° Les bureaux de la Préfecture sont ouverts tous les jours, les dimanches et fêtes exceptés, à 8 heures du matin, du 1er avril au 1er octobre, et à 9 heures du matin, du 1er ootobre au 1er avril.

2° Ils sont fermés en toute saison à 4 heures du soir.

3° Dans le cas de travaux urgents, les séances pourront être prolongées, et les employés être requis extraordinairement à toute heure et même les jours fériés.

4° Un refus à une réquisition de cette nature serait considéré comme une démission.

ARTICLE 2.

Feuilles de présence.

1° Dans le cours de la journée, et lorsqu'il le jugera convenable, le secrétaire général fera circuler des feuilles de présence dans les bureaux. Ces feuilles seront signées par tous les employés présents.

2° Toute sortie est interdite pendant les séances.

3° Toutefois, lorsqu'il y aura nécessité bien démontrée, une ab­sence momentanée de la Préfecture pourra être autorisée par les chefs de division, et, pour ces derniers, par M. le Secrétaire général.

4° Ces absences exceptionnelles ne pourront pas durer plus d'une heure.

5° Tout retard qui ne sera pas suffisamment justifié, toute absence qui n'aura pas été autorisée, donnera lieu à une retenue qui sera opé­rée à la fin du mois par M. le Secrétaire général.

6° Cette retenue ne pourra être moindre de la valeur d'un jour de traitement. Dans les circonstances qui nous paraîtront nécessiter une répression plus sévère, le montant de la retenue sera fixé par nous.

7° A la fin de chaque mois, M. le Secrétaire général mettra sous nos yeux les feuilles de présence.

8° Les conversations particulières dans les bureaux, la lecture des journaux et ouvrages étrangers au service de l'administration, du­rant les heures de travail, sont expressément défendues.

ARTICLE 3.
Congés et absences.

1° Les demandes de congés seront faites à M. le Secrétaire géné­ral, lorsque l'absence ne devra pas être de plus de 4 jours, et à nous, lorsque le congé devra dépasser ce terme.

2° L'employé qui aura dépassé la limite de son congé pourra être considéré comme démissionnaire; dans tous les cas, il sera privé de son traitement pour tout le temps pendant lequel il aura été absent sans autorisation.

3° Les titulaires des congés de plus de vingt-quatre heures de­vront, quel que soit leur grade, se présenter à leur retour devant M. le Secrétaire général.

4° Lorsqu'un employé se trouvera retenu chez lui pour cause d'indisposition ou de maladie, il devra, le jour même, en informer le chef de sa division.

5° Si l'absence se prolonge au-delà d'un jour, le chef de division en rendra compte à M. le Secrétaire général, qui nous en réfèrera.

ARTICLE 4.

Réception et enregistrement des dépêches.

1° Les pièces qui sont adressées soit au Préfet, soit au Conseil Préfecture, ne peuvent être reçues directement dans les bureaux ; elles doivent être déposées sous enveloppe ou sous bandes, chez le concierge de la Préfecture, chargé de les porter immédiatement à notre cabinet.

Sont seuls exceptés de cette mesure les récépissés, visas, légali­sations et demandes de passe-ports.

2° Un timbre spécial, constatant la date d'arrivée, sera immédiatement apposé sur chacune des pièces remises à notre cabinet; ces pièces seront, en même temps, classées suivant les attributions des bureaux, et renfermées dans un portefeuille particulier pour chaque division.

3° De 8 heures à 10 heures du matin, MM. les chefs de division viendront chercher les portefeuilles dans notre cabinet et prendre nos instructions.

4° Il y aura dans chaque division des registres d'ordre, sur lesquels seront inscrites toutes les affaires qui concernent la division et qui doivent donner lieu à une instruction.

Ces registres, cotés et paraphés, énonceront : 1° leur numéro d'ordre; 2° le nom et le domicile des parties intéressées; la nature, l'analyse et le nombre des pièces de l'affaire ; 4° la date de l'arrivée ; 5° une cinquième case sera destinée à l'annotation de la suite que recevront les affaires, et une sixième à l'annotation de la décision à intervenir.

ARTICLE 5.

Clôture et envoi des dépêches.

1° Aussitôt après la rentrée des signatures, les chefs de division s'occuperont de l'expédition de la correspondance qu'ils enverront au bureau de départ.

2° La sortie de ces pièces, sur lesquelles devra être indiqué leur numéro d'enregistrement à l'arrivée, sera annotée sur les registres indiqués ci-dessus.

3° Les dépêches destinées aux Ministres, aux directeurs généraux d'administration et au Préfet de police, seront mises sous enveloppe et fermées par un cachet en cire. Toutes les autres dépêches seront envoyées sous bandes croisées.

4° Le cachet de la Préfecture et la griffe seront apposés sur toutes les dépêches au bureau de départ. Ce cachet est confié à un employé qui sera spécialement responsable de tout ce service.

ARTICLE 6.

Travaux.

1° Toute affaire parvenue à la Préfecture devra recevoir une solution, toute demande une réponse.

2° Les affaires à traiter seront, à leur entrée au bureau qu'elles concernent, classées par ordre de date d'arrivée, l'affaire la plus an­cienne se trouvant toujours en tète.

3° Les apostilles ou notes de renvois devront être mises le jour même ou le lendemain de la réception des pièces.

4° Les affaires urgentes seront traitées de suite, ou au plus tard, dans les deux jours de leur arrivée. Celles qui exigent un examen plus approfondi resteront classées à leur ordre d'arrivée, et seront traitées successivement dans le délai le plus rapproché.

5° Les minutes devront être expédiées le lendemain de leur remise aux bureaux.

ARTICLE 7.

Répartition du travail entre les employés.

1° Les chefs de division et de section sont responsables de l'en­semble du service de leurs divisions. En conséquence, ils feront comme ils le jugeront convenable et utile la répartition du travail entre les divers employés sous leurs ordres.

2° Ils contrôlent et rectifient toutes les minutes rédigées dans leurs bureaux.

3° ils collationnent aussi toutes les expéditions, en ayant soin d'in­diquer par un signe, que cette prescription a été remplie.

4° Ils s'assureront enfin de l'apposition du cachet de la Préfecture sur toutes les copies et expéditions de décrets et d'arrêtés. Cette formalité sera remplie avant que les pièces soient portées à la signature de M. le Secrétaire général.

ARTICLE 8.
Etats et lettres de rappel.

1° A la fin de chaque mois, et dans chaque division, il sera fait un dépouillement de toutes les affaires qui n'auront pas encore reçu de solution; il en sera dressé un état qui sera mis sous nos yeux par M. le Secrétaire général.

2° Des états distincts seront formés pour toutes les affaires trans­mises au Ministère de l'intérieur depuis plus d'un mois, et dont la solution serait encore attendue ; ces états devront être remis à notre cabinet particulier l'avant-dernier jour de chaque mois.

3° Pour les affaires urgentes, des lettres de rappel seront envoyées, de huit jours en huit jours, et de quinze jours en quinze jours pour les autres.

4° MM. les Sous-Préfets, Maires et chefs de service sont invités à user de la même mesure à l'égard de la Préfecture.

ARTICLE 9.
Projets soumis à l'approbation du Préfet. - Signature du Préfet et du secrétaire général.

1° Il y aura dans chaque division deux portefeuilles : l'un destiné aux projets à soumettre à notre approbation, l'autre destiné à recevoir les affaires expédiées et les pièces soumises à notre signature.

2° Les portefeuilles des minutes seront déposés chaque jour à trois heures, au cabinet de M. le Secrétaire général, qui en fera un premier examen, et les fera ensuite remettre à quatre heures à notre cabinet.

Aussitôt qu'ils auront reçu notre approbation, ils seront renvoyés dans leurs divisions respectives.

3° Les portefeuilles des expéditions et pièces soumises à notre signature nous seront remis tous les jours à deux heures, et les dépèches seront fermées et envoyées dans la même séance.

4° Chaque division aura en outre un portefeuille destiné à recevoir les diverses pièces présentées à la signature de M. le Secrétaire gé­néral. Ces portefeuilles seront portés à son cabinet à deux heures. Toutefois, les signatures urgentes pourront lui être demandées à toute heure.

ARTICLE 10.

Classement et conservation des papiers.

1 ° Les chefs de division apporteront un soin particulier au classe­ment et à la conservation des divers papiers de leurs services res­pectifs.

2° Des cartons seront placés dans chaque bureau en nombre suffisant, pour contenir tous les papiers qui rentrent dans ses attributions. Ces cartons divisés par catégories d'affaires, porteront extérieurement et visiblement l'indication de ces différentes catégories.

3° Avant d'y être déposés, les dossiers des affaires terminées de­vront être renfermés dans des chemises séparées, sur lesquelles seront inscrites les indications propres à en faciliter la recherche.

4° Les affaires en instance seront classées jusqu'à leur entière solution, dans des cartons qui porteront cette inscription :  « Affaires à l'instruction ».

5° Chaque catégorie d'affaires aura un ou plusieurs cartons pour les affaires en instance et un carton destiné à contenir les instructions, circulaires et réglements y relatifs.

6° L'usage des chemises pour chaque dossier important devra être strictement suivi ; il est un sûr garant d'ordre, de régularité, et il rend les recherches faciles et promptes.

7° Les chefs de division, les chefs de bureau ou les sous-chefs procéderont eux-mêmes au classement des dossiers, afin de s'assurer par là de la prompte expédition des affaires; Cette opération devra se renouveler tous les trois jours au moins.

8° Aucun papier ne pourra être enfermé à clé, ni emporté.

9° MM. les chefs de division sont seuls exceptés de cette mesure, et prendront en outre telles mesures qu'ils jugeront utiles pour le classement des affaires spéciales à leurs divisions.

10° Au mois d'avril de chaque année, les dossiers et registres qui ne seront plus nécessaires pour le service courant des bureaux, seront transportés aux archives du département. Les chefs de division réuni­ront les pièces par matières et en formeront des dossiers régulière­ment classés. Ils en dresseront un état sommaire en double; un des exemplaires leur sera remis après vérification, avec le récépissé de l'archiviste et le visa du secrétaire général.

11° En dehors de ce dépôt annuel, aucuns papiers ne seront remis aux archives que sur notre autorisation.

12° Dans le cas où les prescriptions des deux articles précédents n'auraient pas été remplies, M. l'Archiviste devra se refuser à accepter le dépôt.

ARTICLE 11.­

Les Gratifications,

Les fonds que les vacances d'emplois, les retenues faites, sur les traitements des employés ou toute autre cause, auraient laissés libres, seront distribués à la fin de chaque année, à titre de gratifications aux employés qui s'en seront rendus dignes.

ARTICLE 12.

Interdiction de communications de pièces de la part des employés.

1° Il est formellement interdit aux employés de tous grades autres que ceux désignés au paragraphe ci-après, de donner sous quelque prétexte que ce soit, verbalement ou par écrit, des renseignements sur les travaux de la Préfecture et sur les décisions prises ou en projet.

2° Les chefs de division et de section sont seuls exceptés, mais ils devront observer à cet égard la plus grande réserve.

3° Dans aucun cas et sans aucune exception, aucune copie de pièce ne devra être délivrée, aucun dossier être communiqué, sans notre autorisation formelle, ou celle de M. le Secrétaire général.

4° Toute infraction aux dispositions de cet article entraînera le renvoi immédiat de l'employé qui l'aura commise.

ARTICLE 13.

Admission du public dans les bureaux.

1° Le public sera admis dans les bureaux de la Préfecture tous les jours, les dimanches et fêtes exceptés, de onze heures à une heure seulement.

2° Nul ne pourra, sous quelque prétexte que ce soit, enfreindre cette règle sans une autorisation de M. le Secrétaire général.

3° Les chefs de services et les membres du Conseil général seront reçus à toute heure.

4° L'employé ou garçon de bureau qui aura laissé entrer dans les bureaux en dehors des heures déterminées par le précédent article sera passible d'une amende.

ARTICLE 14.

Audiences du Préfet et du Secrétaire général.

1° Le Préfet donne des audiences les mardi, jeudi et samedi, de midi à deux heures de l'après-midi.

MM. les Chefs de service sont reçus tous les jours à la même heure.

2° Il donne aussi des audiences aux personnes qui en font la de­mande par écrit, en indiquant l'affaire dont elles désirent l'entretenir et le lieu où l'on doit adresser la réponse.

3° Le Secrétaire général donne des audiences tous les jours, de onze heures à une heure.

ARTICLE 15.

Peines disciplinaires.

1° Tout manquement de la part des employés, toute infraction au présent règlement, tout acte d'insubordination sont passibles de peines disciplinaires.

2° Les peines disciplinaires sont, suivant la gravité des cas : l'a­vertissement, la retenue sur le traitement, l'exclusion.

3° Il sera tenu au cabinet de M. le Secrétaire général un registre de toutes les peines encourues par les employés ; ce registre sera mis sous nos yeux au moment de la distribution des gratifications.

ARTICLE 16.

Dispositions générales.

1° Toutes les dispositions précédemment arrêtées et qui seraient contraires au présent règlement sont et demeurent abrogées.

2° Les attributions des bureaux sont établies conformément à L'état ci-annexé.

3° M. le Secrétaire général et MM. les chefs de division sont chargés, chacun en ce qui le concerne, d'assurer l'exécution du présent arrêté.

Lecture en sera faite à tous les employés par M. le Secrétaire général, ainsi que des attributions des bureaux. Il sera inséré au Recueil des actes administratifs, et chacun des employés recevra un exemplaire du numéro qui le contiendra.

Fait à Nancy, le 25 septembre 1854.

Albert LENGLÉ.

 

 

ATTRIBUTIONS DES BUREAUX DE LA PREFECTURE.

1ère  DIVISION. - DIVISION D'ADMINISTRATION GÉNÉRALE, MILITAIRE ET DE POLICE.

17e Section. Cabinet du Préfet.

Ouverture et classement de la correspondance. - Personnel de l'administration départementale et des autres administrations publiques. - Personnel des bureaux de la Préfecture. - Nominations des percepteurs et des percepteurs-surnuméraires, des directeurs et facteurs des postes, des débitants de tabac et de poudre. - Personnel des commissaires de police. - Affaires confidentielles. -Télégraphie.­Imprimerie et librairie . - concessions de brevets, dépôt légal. - Presse autorisation et surveillance des journaux. - Demandes de secours par la voie gracieuse. - Demandes de places et recommandations. - Police politique, autorisation et surveillance des associations. - Légion d'honneur, demandes de décorations. - Récompenses pour belles actions. - Cérémonies publiques, honneurs et préséances. - Loteries. - Théâtres. - Beaux-Arts.- Musées et Sociétés savantes. - Affaires que le Préfet se réserve.

1ère  Section. Bureau militaire et de police. - Agriculture, commerce.

Recrutement : affaires militaires, colonisation de l'Algérie. - Ma­rine : école navale, invalides et militaires de la marine. - Légion d'honneur, états de décès des légionnaires. - Demandes de secours des anciens militaires de la République et de l'Empire. - Police gé­nérale, municipale et rurale. - Prisons. - Colporteurs, musiciens ambulants et saltimbanques. - Passeports. - Etat civil, trans­mission des actes de décès. - Réfugiés étrangers. - Gendarmerie, répartition des brigades. - Chasse et pèche. - Sociétés de secours mutuels. - Election des députés, des membres des Conseils général et d'arrondissement. - Douanes, transit, saisies dans l'intérieur, réclamations. - Sociétés anonymes d'industrie, d'assurance, et autres. - Naturalisations. - Jury. - Chambres et tribunaux de commerce. - Police médicale. - Santé publique : service des épi­démies, vaccine, cours d'accouchement. - Subsistances : réglemen­tation et production de renseignements. - Chambres et Sociétés d'agriculture. - haras. - Commissions hippiques. - Chambre consultative des arts et manufactures. - Conseil des Prud'hommes. - Brevets d'invention. - Exposition des produits de l'industrie. - Examens pour les Ecoles Impériales polytechnique, de Saint-Cyr, etc. - Bourses impériales, départementales et communales dans les lycées et collèges. - Statistique territoriale et industrielle. - Renseignements dans l'intérêt des familles. - Etablissements insalubres, incommodes ou dangereux. - Envoi du Recueil des actes administratifs.

3ème  Section. Instruction publique.

Personnel de l'instruction primaire : nominations, avancements, suspensions et révocations des instituteurs primaires et des institutrices. - Salles d'asile, ouvroirs. - Plaintes et réclamations contre

le personnel. - Mouvement général de l'instruction primaire. - enseignement secondaire: lycées et collèges communaux. - Enseignement supérieur : écoles préparatoires, facultés. - Conseil départemental de l'instruction publique.

2° DIVISION. - DIVISION D'ADMINISTRATION DÉPARTEMENTALE ET DES TRAVAUX PUBLICS.

Administration départementale, acquisitions, aliénations, échanges des propriétés départementales, travaux départementaux, emprunts, impositions extraordinaires, etc. - Archives.- Comptabilité départe­mentale et de tous les ministères. - Contributions directes, répartement de l'impôt, réclamations. - Cadastre. - Contributions indirectes, réclamations, droits sur les sels, sur le sucre indigène, droits de navigation, bacs et passages d'eau. - Percepteurs, congés ; secours aux anciens percepteurs. - Porteurs de contraintes. -Caisses publiques. - Dette publique. Récépissés. - Crédit foncier. - Caisse de retraites départementale. - Pertes et secours par suite d'incendies, grêle, inondations, etc. - Travaux publics : chemins de fer, canaux et rivières navigables, routes impériales et départe­mentales; personnel, nominations des agents inférieurs, travaux, dé­penses, acquisitions de terrain, alignements, plantations, etc. - Service hydraulique, réglementation des usines hydrauliques, curage des cours d'eau navigables et non-navigables. - irrigations, desséchements, marais, drainage. - Service des mines, concessions, exploitations. - Police du roulage, de la navigation, de la grande voierie et des chemins de fer. - Aliénés. - Enfants trouvés. - Maison de secours. - Sourds-muets. - Aveugles. - Caisse de retraites pour la vieillesse. - Poids et mesures.

3° DIVISION. - DIVISION D'ADMINISTRATION COMMUNALE ET HOSPITALIERE ET DES DOMAINES.

Organisation municipale : nomination, suspension et révocation des Maires et Adjoints; suspension et dissolution des Conseils municipaux. - Administration communale. - Formations, divisions et réunions des communes ; revenus communaux, octrois, droits de toute nature, acquisitions, aliénations, échanges, travaux communaux, cimetières, etc. - Budgets et comptes des communes, impositions et emprunts. - Cotisations municipales et particulières.- Répartition du fonds des amendes de police correctionnelle ; attribution aux communes de la part leur revenant dans les amendes de police municipale, de chasse, etc. - Placements de fonds disponibles. - Contentieux des communes, actions judiciaires, transactions, dons et legs. - Gardes champêtres communaux et particuliers, parcours, vaine-pâture, troupeaux communs, bans de récolte. - Voirie urbaine, plans d'alignements des villes et communes, droits de voirie. - Chemins vicinaux, personnel des agents voyers, classement, direction, construction et rectification des chemins, alignements, fixation des contingents des communes, répartition de la subvention départementale, prestations en nature, approbation des rôles, états de cotes irrécouvrables, etc. - Domaine de l'Etat, acquisitions , aliénations , échanges, actions judiciaires, domaines engagés, etc. - Remise au domaine des par­celles non employées pour les travaux publics et aliénation de ces parcelles. - Forêts de l'Etat, des communes et des établissements publics; personnel des gardes forestiers communaux ; délimitations, aménagements, exploitation des forêts, droits d'usage, cantonne­ments, affouages ; constructions à distance prohibée des forêts défrichements des bois particuliers. - Cultes : - Culte catholique. - Fabriques. - Congrégations, religieuses. - Création des cures, succursales, chapelles simples, chapelles vicariales et chapelles de secours. - Cultes non catholiques. - Instruction primaire, maisons d'école communales, salles d'asile, ouvroirs, secours du département et de l'Etat, réglement des dépenses, rétribution scolaire, etc. - Lycées et collèges communaux, budgets et comptes. - Hospices et bureaux de bienfaisance, monts-de-piété, caisses d'épargnes et dépôts de mendicité communaux ; administration, comptabilité, régime intérieur, nomination des commissions administratives, travaux, budgets et comptes, etc. - Admission des malades indigents dans les hospices communaux. - Monuments historiques.

Vu pour être annexé à notre arrêté en date de ce jour.

Nancy, le 25 septembre 1854.

Le Préfet de la Meurthe,

Albert LENGLE

Document publié le 01-01-2004

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