UFC Que Choisir de Nancy et environs

1909 - La réforme de la gestion des archives

Paris, le 25 mars 1909.

Le ministre de l'instruction publique et des beaux-arts à M. le préfet de Meurthe-et-Moselle.

Lorsqu'en 1854 fut décidée la rédaction des inventaires sommaires des archives départementales antérieures à 1790, on paraît s'être imaginé que tous les fonds anciens étaient rassemblés dans les préfectures, au complet, et non susceptibles d'accroissements ; que ces fonds, dont la circulaire ministérielle du 24 avril 1841 avait fixé le plan de classement, étaient alors entièrement organisés ; que, dans ces conditions, rien ne s'opposait plus à ce qu'ils fussent rapidement analysés. On se faisait de telles illusions sur le degré de classement de ces fonds que l'on prescrivait de les inventorier dans l'ordre rigoureusement alphabétique des séries, sans qu'on semblât se douter que l'état de fait était loin de correspondre aux conceptions de l'administration. Cette ignorance venait de ce que le ministère de l'intérieur, qui avait alors dans ses attributions les archives départementales, n'avait, pour se renseigner sur leur situation, que le rapport annuel du préfet prescrit par les instructions du 8 août 1839, c'est-à-dire un document incomplet et imprécis. Mais du jour où une inspection permanente des archives fut créée, c'est-à-dire en cette même année 1854, l'administration centrale commença à apprendre que les collections destinées aux archives départementales étaient loin d'être centralisées et que, par conséquent, les fonds anciens présentaient encore bien des lacunes ; que si la circulaire de 1841 avait tracé les grandes lignes de la classification de ces dépôts, l'oeuvre, par suite de multiples causes provenant des lieux, des temps ou des personnes, n'était qu'ébauchée dans maint département, qu'elle était plus ou moins avancée dans d'autres, mais qu'elle n'était terminée dans aucun ; enfin que cet état de choses s'opposait presque partout à ce qu'un inventaire, conduit suivant les prescriptions de la circulaire de 1854, reflétât l'image exacte des collections.

Néanmoins, il faut croire que l'illusion persistait encore en 1861, puisque la circulaire du 12 août de cette année enjoignait aux préfets de demander aux conseils généraux un crédit destiné à livrer à l'impression les inventaires entrepris en 1854, ou tout au moins la première partie de ces inventaires, c'est-à-dire celle qui se rapportait aux séries A, B, C, D, E (archives dites civiles), réservant ainsi pour plus tard les séries G et H (archives dites ecclésiastiques). On croyait pouvoir publier cette première partie à l'aide d'une seule somme une fois votée ; ce n'est qu'exceptionnellement qu'on semblait prévoir la nécessité de répartir la dépense en plusieurs annuités. Dans l'intention où l'on était que l'oeuvre s'achevât très vite, on avait donné à l'inventaire le nom de sommaire et limité à 15 ou 20 lignes au maximum la longueur des articles. D'après les spécimens annexés à ladite circulaire, un registre in-folio de 600 pages paraissait pouvoir être suffisamment analysé au moins de 9 lignes ; une liasse de 82 pièces rendait 6 lignes à l'inventaire, et la circulaire du 28 octobre 1862 prescrivait de se conformer rigoureusement à ces données.

Cependant, lorsque le public commença à avoir entre les mains les premiers volumes de l'inventaire conçu sur ce modèle, il ne tarda pas à reconnaître leur imperfection. De leur côté, les inspecteurs généraux, comparant dans leurs tournées les documents avec l'analyse de ceux-ci, étaient amenés à la même conclusion. Enfin, les archivistes eux-mêmes, emprisonnés dans des règles trop étroites, trop rigides et trop absolues, n'étaient pas les derniers à en désirer de plus larges et de plus élastiques. Il faut toutefois attendre jusqu'au 28 mai 1867 pour qu' apparaisse, dans de nouvelles instructions, l'écho encore déguisé de cet ensemble de doléances. Le ministère, qui avait en quelque sorte imposé jusque-là une commune mesure à la longueur de tous les articles indistinctement, reconnaît maintenant qu'il y a là un abus. Antérieurement on n'avait pensé qu'à donner les dates extrêmes des articles, dussent-ils enclore des pièces de plusieurs siècles. Maintenant on recommande, à la vérité encore un peu timidement, d'y introduire des dates intermédiaires. Ce mouvement se généralise et s'accélère de plus en plus, un peu à l'aventure, jusqu'au jour où, l'un des archivistes départementaux étant devenu chef du bureau des archives (1874), l'administration centrale s'empare ouvertement de la nouvelle méthode et lui donne un caractère officiel.

Le Rapport présenté au ministre de l'intérieur sur la situation des archives départementales, communales et hospitalières, du 1er juillet 1880 au 30 juin 1881, expose sommairement les vues nouvelles de l'administration sur la rédaction et l'impression de l'inventaire. Un nouveau rapport, daté du 1er août 1887, s'y étend plus longuement : « L'inventaire - lisons-nous dans ce compte rendu - présente aujourd'hui un triple caractère : tantôt, lorsqu'il s'agit de papiers sans importance, on se contente d'une indication brève, semblable au titre d'un livre ; tantôt, si un registre ou un dossier offre quelque intérêt, sans mériter pourtant une description de tous les actes qu'il contient, on choisit les plus saillants, afin que des exemples rendent compte au lecteur des ressources qu'il peut en tirer ; tantôt, enfin, lorsqu'on est en présence de pièces tout à fait remarquables, on les analyse, une à une, en détail, et on ajoute des citations à l'analyse, si cela est nécessaire. » Et ailleurs : « Les archivistes s'ingénient à tirer des documents qu'ils dépouillent et à mettre en lumière ce qui a un intérêt quelconque, de telle sorte que, en bien des cas, le catalogue pourrait presque tenir lieu des archives elles-mêmes. »

Entré dans cette nouvelle phase, l'inventaire perd le droit de s'appeler sommaire. L'archiviste, débarrassé des liens qui entravaient son initiative, se donne libre carrière, et, comme il arrive souvent, passe d'un extrême à l'autre. Aux sèches et succinctes nomenclatures de pièces succèdent maintenant tantôt de minutieuses descriptions, tantôt de copieux extraits, tantôt même des reproductions intégrales. D'autres fois, on analyse en détail quelques actes d'un dossier et plus que sommairement tous les autres. Beaucoup d'articles se terminent par un etc., sans que l'on aperçoive toujours les raisons qui font passer sous silence les pièces renfermées dans cet etc. Souvent même l'etc. manque. C'est ainsi que ces pratiques abusives ont parfois faussé un instrument de recherches qui, manié d'une façon plus rationnelle, devait rendre de réels et même d'éminents services. Elles n'ont pas eu que ce funeste résultat. Trop souvent il est arrivé que les développements donnés à l'inventaire ont éternisé certains archivistes dans une seule série ou même dans un seul fonds, lui laissant de trop rares loisirs pour qu'il pût s'occuper de classer les autres ; en sorte que celles-ci demeurent indéfiniment inaccessibles aux investigations du public.

Enfin, si l'on considère que la circulaire ministérielle du 15 mars 1905 a sensiblement élargi et facilité le prêt extérieur des documents des archives départementales, et par suite, permis de travailler plus souvent qu'auparavant sur les pièces même momentanément transférées d'un dépôt dans un autre, une des principales raisons qui avaient justifié la longueur des analyses, a maintenant perdu une grande partie de sa valeur.

La commission supérieure des archives s'étant bien rendu compte des défauts et des lenteurs de l'inventaire sommaire poursuivi sur ce dernier plan, mais pénétrée toutefois de son indiscutable utilité ; soucieuse, d'autre part, de voir ouvrir plus largement et plus rapidement aux recherches l'ensemble des archives départementales, s'est demandée si, tout en maintenant l'inventaire sommaire, amélioré dans sa méthode de rédaction, il ne conviendrait pas de lui adjoindre un instrument de recherche plus souple et plus léger, plus prompt à confectionner et aussi à utiliser, pénétrant plus vite et successivement dans toutes les séries des collections, donnant tout de suite et à toutes les catégories de chercheurs, des indications brèves mais suffisantes sur le contenu de chacune d'elles. M' associant à ces préoccupations, que partagent du reste beaucoup d' érudits, de corps savants et d'archivistes même, j'ai été amené à préparer avec le concours de MM. les inspecteurs généraux et de la commission supérieure des archives, les instructions qui vont suivre sur les remaniements jugés nécessaires dans la rédaction des inventaires sommaires et sur l'introduction d' un nouvel instrument de recherches .

I – INVENTAIRE SOMMAIRE .

L'inventaire sommaire, institué par la circulaire ministérielle du 20 janvier 1854, sera ramené à sa définition, c'est-à-dire que constituant un inventaire et non un recueil de textes, il décrira, mais ne reproduira plus les pièces auxquelles il s'applique ; et que, étant sommaire, cette description emploiera le moins de mots possible.

1° Toutes les pièces comprises dans une liasse seront comptées, classées, numérotées et décrites dans l'inventaire. L'analyse de chacune d'elles sera précédée de son numéro d'ordre dans la liasse et suivie de sa date. Si la date manque on le dira . Les registres seront paginés ou foliotés. Chaque acte qu'ils contiennent sera également analysé, la page ou le feuillet (recto et verso) indiqué. On traitera les rouleaux comme les registres, mutatis mutandis.
Les divisions et subdivisions du fonds analysé, les catégories de dossiers ou de registres de même nature qu'il renferme, auront chacune un titre qu'on imprimera avec un caractère approprié à son degré d'importance, mais qu'il sera inutile de répéter en tête de chaque article .
Chaque article continuera à porter sa lettre de série, son numéro dans la série, l'indication de sa nature ( liasse, registre, etc. ) , le nombre de pièces si c'est une liasse, le nombre des feuillets ou des pages si c'est un registre ou un cahier, celui des pièces en papier ou en parchemin, celui des sceaux ou fragments de sceaux, etc. On mentionnera les anciennes cotes toutes les fois qu'il y en aura.

2° Toutes les pièces seront analysées, mais elles le seront sommairement. Les reproductions textuelles in extenso sont interdites. Les extraits ne sont admis que dans le cas où il serait impossible de résumer la pièce sans des citations textuelles. Par exemple : quand il s'agit d'une particularité de dialecte ou d'orthographe, d'un ancien nom de lieu, de personne ou de chose difficile à identifier ou à ramener aux formes actuelles.
Les doubles des pièces dont l'original est conservé dans le dépôt, les minutes dont on possède la transcription, ne donnent matière à aucune analyse ou résumé ; on se bornera à les noter, avec leur numéro d'ordre. Il en sera de même des lettres d'envoi et autres documents analogues dont le titre, la date et le numéro d'ordre peuvent tenir lieu d'inventaire. Certains groupes de pièces similaires, tels que les comptes, les titres de propriété, les pièces de procédure, pourront être réduits à une analyse collective . Quant aux Vidimus, si l'acte vidimé n'existe pas dans le dépôt, il conviendra d'analyser cet acte en même temps que l'acte confirmatif, dans le cas contraire, on ne décrira de l'acte que la partie vidimante. Bien qu'il paraisse nécessaire de citer tous les actes énumérés dans les registres paroissiaux, on aura soin d'abréger toutes les formules, de supprimer celles qui sont inutiles, comme tous les titres de pure courtoisie. Ainsi réduit, l'article consacré à un registre paroissial n'offrira plus qu'une nomenclature de noms propres et de dates, ce qui est généralement l'essentiel pour ce genre d'actes. De même, s'il faut noter les observations météorologiques, les éphémérides, faits divers, etc., dont ces documents sont souvent accompagnés, ces mentions seront traitées avec la même sobriété que le corps même des autres articles.
L'application de ce système suppose des liasses peu volumineuses. Il y aura donc lieu de réduire celles qui seraient trop épaisses, partout où on le pourra sans rompre la liaison naturelle que les pièces auraient entre elles.

L'inventaire sommaire est la dernière opération du classement, celle qui clôt et couronne toutes les autres. On ne petit faire l'inventaire sommaire que de fonds classés. Il suit de là qu'avant d'entreprendre l'inventaire d'un fonds, l'archiviste doit s'être assuré que ce fonds est complet, autant qu'il peut l'être actuellement, qu'aucune des pièces qui lui appartiennent ne subsiste dans aucun autre fonds, et enfin que toutes sont estampillées du timbre réglementaire.

Dans beaucoup de départements, cette nouvelle méthode de rédaction offrira d'assez notables différences avec celle qui est en usage, et il importera de ménager une transition entre l'une et l'autre. Si le volume ou les volumes en cours d'impression s'approchent de leur fin, c'est-à-dire s'il ne leur manque plus que 5 ou 6 feuilles au maximum, il conviendra de les terminer suivant leur plan primitif. Mais s'ils sont moins avancés, il ne paraît pas indispensable d'attendre leur achèvement pour remplacer l'ancien système par le nouveau. On substituera celui-ci à celui-là dès que l'occasion s'en présentera, par exemple en abordant l'analyse d'un autre tonds, d'une autre catégorie de pièces.

Lorsque les nouvelles règles qui viennent d'être posées paraîtront soulever quelque difficulté, l'administration centrale se réserve de l'examiner et d'aider l'archiviste à la résoudre.

II - RÉPERTOIRE NUMÉRIQUE .

Le nouveau type d'instrument de recherches destiné à satisfaire au voeu de la commission supérieure des archives, prendra le nom de Répertoire numérique. Comme il a été dit, il aura pour objet de porter promptement mais brièvement à la connaissance du public le contenu des archives départementales non seulement antérieures, mais postérieures à la Révolution. Chaque série aura son répertoire spécial. Le plan de classement continuera à être celui que la circulaire ministérielle du 24 avril 1841 a prescrit. Mais tandis que chaque série des archives anciennes n'aura qu'une seule et unique numérotation depuis le premier article jusqu'au dernier, quel que soit le nombre des fonds qu'elle contienne, les séries des archives modernes seront numérotées par subdivisions ou sous-séries, afin de permettre les intercalations rendues successivement nécessaires par les versements des administrations départementales, des services et des bureaux de la préfecture . Ainsi la numérotation des articles dans les séries modernes sera double : un premier chiffre placé devant la lettre de série indiquera le numéro d'ordre de la subdivision dans la série ; un second chiffre placé après la lettre de série, indiquera le numéro de l'article dans la subdivision. Exemple : 6 N 1, 2. 3, 4... ; 14 S, 44, 45, 46... . Le nombre des subdivisions ou sous-séries n'est pas forcément le même pour la même série dans tous les départements. Il peut y avoir, pour la série M, par exemple, 60 en Seine-et-Oise, 120 dans la Seine-Inférieure, 45 dans le Jura, etc.
La série L (administration révolutionnaire) n'étant pas susceptible d'accroissements réguliers, sera traitée, au point de vue de la numérotation, comme une série du cadre ancien.
Quant à la série Q (domaines nationaux), fermée pour la période révolutionnaire, mais ouverte aux versements de l'administration actuelle, sa portion révolutionnaire sera pourvue d'une numérotation unique comme la série L; mais sa portion moderne en recevra deux, comme les autres séries du même cadre.
Si, pour l'inventaire sommaire, le classement doit être poussé jusqu'à compter et numéroter toutes les pièces d'une liasse, il suffira, pour le répertoire numérique, de compter et de numéroter tous les articles. L'inventaire est un recueil d'articles, le répertoire sera un recueil de rubriques. L'inventaire donne des analyses ; le répertoire ne donnera que des intitulés.
Comme il s'agit avant tout d'aller vite, la première série classée sera la première répertoriée, qu'elle appartienne à la section ancienne ou à la section moderne, et sans qu'on ait à se préoccuper de son rang dans l'ordre alphabétique.
Chaque répertoire numérique formera un fascicule, sera imprimé isolément à 400 exemplaires et distribué dès son achèvement dans les mêmes conditions que l'inventaire sommaire. Il aura pour titre :

ARCHIVES DÉPARTEMENTALES D.

Répertoire numérique de la série V (Cultes )

dressé par M. …………….. , archiviste départemental.
……………………………………………………

Il sera publié dans le format in-4° à deux colonnes de la collection des inventaires sommaires.

Chaque fascicule aura sa pagination propre. Pour faciliter la réunion ultérieure de plusieurs fascicules, on mettra, à côté du numéro de la page, la lettre de série. Exemple : M. – 24 ; T. - 119, etc. Il n'y aura pas de titre courant.
Le caractère et la disposition typographiques du texte seront, autant que possible, conformes à ceux de l'Etat sommaire par séries des archives nationales publié en 1891 . Comme dans cet ouvrage, on groupera les articles de même nature sous une seule et même rubrique, précédée des numéros extrêmes du groupe. On pourra d'ailleurs détailler, au-dessous de cette rubrique collective et dans un caractère plus petit, les articles les plus saillants du groupe ou noter les particularités les plus remarquables de tel ou tel de ses articles.
Une étoile ou astérisque distinguera les articles qui sont des registres des articles qui sont des liasses. Une astérisque entre parenthèses (*) indiquera celles des subdivisions du cadre moderne dans lesquelles les instructions ministérielles autorisent des suppressions de papiers considérés comme inutiles après un laps de temps déterminé.
Le répertoire numérique sera dressé de telle sorte qu'il puisse servir de cadre de classement à l'inventaire sommaire. Par conséquent les divisions, les subdivisions, les rubriques, l'intitulé, le nombre et le numéro des articles devront être semblables de tous points dans l'un et dans l'autre, pour les séries non encore inventoriées. Quant aux séries déjà inventoriées ou en cours d'inventaire, elles seront répertoriées comme les autres ; leur répertoire aura pour avantages de faciliter la consultation de l'inventaire, d'en combler les lacunes et d'en redresser les erreurs, s'il y avait lieu.
Une courte table, contenant seulement l'énumération : 1° des subdivisions de la série ; 2° des rubriques de chaque subdivision, clora le répertoire.
M. l'archiviste devra partager entre le répertoire et l'inventaire, le temps et le crédit d'impression qu'il consacrait exclusivement jusqu'ici à l'inventaire. Celui-ci, dont la rédaction n'exige pas la présence assidue de ce fonctionnaire dans les salles du dépôt, paraît surtout l'occupation des mois d'hiver ; le répertoire, dont la préparation doit se faire pour ainsi dire, à pied d'oeuvre, sera réservé aux mois d'été.
Il est à peine besoin d'ajouter que les présentes instructions, bien que visant particulièrement les archives départementales, trouveront, et pour les mêmes raisons, à s'appliquer aux archives des communes et des établissements charitables. Je verrais donc avec satisfaction que leurs dispositions essentielles fussent portées par vos soins à la connaissance des administrations municipales et hospitalières.
Comme pour les difficultés que rencontreraient l'interprétation ou l'application de la nouvelle méthode d'inventaire sommaire, la direction des archives se tient prête à fournir (et au besoin à provoquer de la commission supérieure) tous les éclaircissements que pourrait nécessiter la rédaction des nouveaux répertoires numériques. Vous voudrez donc bien, monsieur le Préfet, après m'avoir accusé réception de cette circulaire,
me faire part des observations que vous pourriez avoir à présenter à ce sujet.

Le ministre de l'instruction publique et des beaux-arts,

Gaston DOUMERGUE.

Voir ci-après des spécimens d'inventaires sommaires et de répertoires numériques .

INVENTAIRE SOMMAIRE .

1er SPÉCIMEN .

DÉPARTEMENT DU GERS .

SÉRIE C .

……………………………..…………
INTENDANCE D’AUCH ET DE PAU

C. 17 (Liasse). - 25 pièces papier.
175l-1790. - Personnel de l'intendance.
1. Lettre de M. Étienne, trésorier de France au bureau des finances d'Auch, à M. de Sérilly, relative à la nomination de son frère, M. d'Étigny, à l'intendance d'Auch (24 mai 1757 ). - 2. Réponse de M. de Sérilly à la lettre précédente (Strasbourg, 3 juin 1751; signature et cachet de M. de Sérilly). - 3-7. Pièces relatives à un différend entre M. d'Étigny et M. de Montillet, archevêque d'Auch (1759-1761), à la suite d'un jugement rendu par l'intendant entre le chapitre de la cathédrale et celui de Saint-Orens ; tentatives de réconciliation faites par le comte de Miran, M. de la Réole, le maréchal de Richelieu ; plaintes de l'archevêque auprès de Mme d'Etigny contre les sieurs Séren, maire d'Auch, et Castéra, subdélégué de l'intendant ; …….............
………………………………………………………………

Document publié le 01-01-2004

Retour à la page principale